税務調査でチェックされる旅費規程のポイントはどこ？
税務調査で旅費規程はどのようにチェックされるのでしょうか？
目次
税務調査で役員旅費規程はどこをチェックされるのか？
節税のために導入されることが多い「役員旅費規程」ですが、税務調査ではどのように調べられるのでしょうか？
もちろん、税務署の調査官の考え方次第で現場で調査内容は変化するので、確実なことではありませんが、一般的な税務調査において役員旅費規程がどのようにチェックされるかを検証してみたいと思います。
税務調査における旅費規程のチェック項目
税務調査において、調査内容は決められた調査チェック項目のフォーマットがあります。
当然、「旅費規程」についての項目もあります。
では、その旅費規程の項目では旅費規程の何をチェックすることになっているのでしょうか。
マニュアルにおいて、旅費規程についてチェック項目にあがっていることは１つだけです。
それは…
「旅費規程が安定運用されているかどうか」
です。
多くの企業が「どれだけ有利な旅費規程にしようか」「日当はいくらまで高くしても良いのだろうか」などを考えていますが、それよりも真剣に取り組まなければいけないことは「安定した旅費規程の運用をしていく」ことなのです。
ある時は旅費規程を適用して、時々、旅費規程の申請を忘れてやらないでいる…
これは「規程」とは呼べません。
ある時は出張報告書を書いているけど、時々出張報告書を作成しない…
これも安定運用できているとは言えません。
役員旅費規程の導入よりも、
社内体制を整えて役員旅費規程の安定運用をどうやっていくかをしっかり考えなければいけないのです。
旅費規程の安定運用はどうすればいいのか？
役員旅費規程を新たに導入した後に社内で安定運用をさせていくのは簡単ではないのが現実です。
社内で旅費規程の申請業務フローを説明した後で、
② 社長は飛行機代やホテル代の領収書を経理に渡す
③ 社長は出張の証拠として旅券の半券を経理に渡す
④ 社長は出張先でどんな業務をしたか出張報告書を書いて提出する
⑤ 経理は社長が立て替えた飛行機代とホテル代をチェックする
⑥ 社長からもらった領収書を元に経理は出張報告書を作成する
⑦ 経理は作成した旅費申請書（Excel）を時系列でフォルダ管理する
⑧ 経理は出張報告書（Excel）を時系列でフォルダ管理する
⑨ 経理は旅券の半券を旅費申請書と一緒に時系列で保管する
⑩ 経理は旅費申請書を元に社長に旅費を振り込んで精算する
上記の業務フローを安定して運用しなければいけません。
中小企業にとって、新たな業務フローを社内に浸透させていくことは面倒ですし、
社長が出張のたびに領収書を経理に渡して精算作業をすることも面倒なことです。
しかし、この業務フローを安定して運用していかなければ、税務署に旅費規程を認めてもらうことができないのです。
役員旅費規程の日当の金額よりも、安定して運用していける体制作りの方が重要なのです。ここを多くの経営者は正しく認識できていない可能性があります。
顧問税理士が積極的な役員旅費規程に賛同してくれない場合も多い
節税効果が大きく出るように日当を高く設定しようとすると、顧問の税理士からダメと言われて導入できないケースが時々あります。それはなぜなのでしょうか？
日当が高すぎてダメだと税理士が言う根拠はインターネットにもたくさん載っていますが、会社規模や業界平均と比較すると高すぎるとか、総理大臣の日当が3,800円だからとか、このような根拠を引き合いに出してきて難色を示すことがほとんどです。
会社規模からの日当平均値とか、業界での日当平均値とか、本当に正確な数値が本当にインターネット等に出ているのでしょうか？ そして参考にするのが平均値で良いのでしょうか？
なぜ中小企業の日当と総理大臣や公務員の日当とを比較する必要があるのでしょうか？
過去の税務訴訟で、日当がいくらが適正なのかと争って出された判決があって、税理士はそれを根拠に高すぎると言っているのでしょうか？ そうではありません…。
顧問の税理士さんたちは、公式な見解を参照にしているのではなく、自分の感覚で日当が高すぎると言っているのです。
実際には、顧問税理士が日当が高すぎるからダメと言った日当額ても、税務調査ではお咎め無しだったケースはたくさんあるのです。
つまり、誰も日当の適正値について絶対的な意見は持てていないのが現状なのです。繰り返しになりますが、大切なことは日当額の大小よりも旅費規程の安定した運用なのです。
私たちの会社では20年以上にわたって役員旅費規程の導入をサポートしてきていますが、税務署に旅費規程の一部でさえ否認されたことは一度もありません。それは旅費規程導入後の運用をしっかりサポートしてきているからです。
旅費規程を税務署に認めてもらうためには…
税務署に文句を言われない旅費規程にするためには、安定した運用です。特に大切なことは下記のようなことです。
① 出張の証拠として旅券の半券を保存すること
② 出張の証拠として出張報告書を作成すること
③ 飛行機代の証拠となる見積書を保存すること
④ 旅費申請をしたりしなかったりしないこと
私たちは中小企業が役員旅費規程を導入して安定運用ができるように、
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e-旅費くんを導入すれば、やっていただくことは簡単で、出張の内容をＬＩＮＥを使って音声で報告するだけで終わりになります。旅券の半券もＬＩＮＥで送るだけです。この作業だけで、旅費申請書と出張報告書のＰＤＦが手元に送られてくるので、それを会計処理して完了です。
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