役員旅費規程を策定して上手に節税

「旅費規程」ではなく「役員旅費規程

どの会社にも存在していることが多い「旅費規程」ですが、それとは別に、「役員の旅費規程」は、上手に作ると、法人にとっても個人にとっても節税効果のあるものになります。

簡単に言うと、出張にかかわるあらゆる費用は、会社側は経費になり、出張者である社長は、規程に沿った金額を非課税で受け取ることができるようになります。

また、上手に「役員旅費規程」を作ることで、日当やホテル代が定額で支給されるようになり、その結果、領収証を不要にすることができます。

事務作業の軽減化のために認められている「定額制」ですが、これにより定められた支給額よりも安い宿泊施設に泊まることで、会社は定額が経費として支出して、受け取った個人は差額部分を「儲け」とすることができます。しかも、この「儲け」部分には税金がかかりません。

その他に、「日当」も、支払う会社側は経費にできますし、受け取る個人は非課税で税金がかかりません。
そんなメリットが大きな役員旅費規程について紹介します。

旅費規程とは?

旅費規程とは、会社での出張旅費の取り扱いについて定めた規定のことです。
出張手当(日当)、交通費、宿泊費など、いわゆる旅費の支給額を役職毎に定めます。

そして、導入後は旅費規程で定められた額を出張者へ支給することが統一ルールになります。

税務調査では、旅費規程に基づいて正しく精算されているかをチェックされます。出張旅費規程の内容や金額等においては、法律上の明確な定めがないため、各会社が妥当と考える金額を任意で設定することになります。

出張旅費規程が節税になる理由とは?

さて、具体的にはどのように節税になるのでしょうか?

出張時に支払う「日当」が経費になる

旅費規程を作成すると、宿泊費や交通費に加えて出張手当(日当)の支給も経費計上が可能になります。

「日当」は、支払う会社側は損金計上、受け取る個人側は非課税で所得税も住民税もかかりません。
このことによって、会社側では法人税の節税、個人は可処分所得を増やすことができるようになります。

この出張手当は、出張旅費規程がないのにも関わらず、出張者に支給をしてしまうと「給与手当」とみなされてしまうものなのです。

旅費に関する個人への支給は非課税

日当・宿泊費・交通費などの「旅費」は所得税法上、非課税として定められており、所得税・住民税の対象になりません。

旅費規程にかかる法的根拠は、国税庁の所得税基本通達9-3で、非課税とされる旅費の範囲について通達されているのですが、簡単にまとめると次のようになります。

■出張の目的、目的地、行路または期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用を支給して構わない。

■通常必要とされる費用かどうかの判定は、社内の役職間のバランスと同規模の会社と比べ高すぎないよう考慮すること。

旅費は課税仕入れ対象になります

給与は消費税の計算上、不課税取引に該当しますので、消費税の仕入税額控除の対象外です。ですが、旅費による個人への精算は仕入税額控除の対象に該当し、消費税の負担軽減にも効果があります。

旅費規程のメリット

それでは、法人と個人では具体的にどれくらいの恩恵を受けられるのでしょうか?

節税になる

会社は、出張者に対し、宿泊費、交通費、そして日当を全額経費で支給できるようになりますので、法人税の節税効果が期待できます。

また、個人に対する旅費の支給は給与ではないので、個人も法人も社会保険料もかかりません。そのため無駄な社会保険料という税金を支払う必要もありません。

対して個人は、旅費規程に沿って会社から定額支給を受けることになり、その差額で浮いた部分があっても、それは非課税となります

たとえば、年収900万円の社長が50万円を旅費で受け取った場合は全額が非課税で手元に残りますが、同様に50万円の手取りを給与で得ようとすると、約87万円の支給額が払われないと50万円は手元に残せません。加えてそこには別途、法人と個人で社会保険料の負担も発生します。

会社は戦略的な役員旅費規程の策定により、以前よりもより大きな損金が作れるようになり、対して個人は無税の可処分所得を増やせるようになるのです

社内の事務手続きの簡素化

とくに海外出張では、精算のたび毎回、為替レートの換算を行ったり、大量の領収書をさばいたりと、事務において煩雑な手続きが多くなります。これらの作業に経理が充てている時間を削減できて、他の業務に回すことができたとしたら、それは事務作業の大きな効率化につながります。

戦略的な旅費規程を作ってしまえば、毎回の実費精算ではく定額支給が可能になり、領収書が不要な世界にできます。それにより社内の事務手続きは簡素化されます。

役員旅費規程導入においての悩み・・

役員旅費規程を知らない社長から相談される悩みの1つに、旅費規程を整備すると自分以外の社員へも、会社からの支払いが増えちゃうことにならないか?というものです。

オーナー社長としては、できたら「役員はアグレッシブな定額支給にしたいけど、従業員は今までどおりに実費精算のままにできないだろうか」と考えるのが自然です。

実は結果的にそのようにすることができます。役員用の旅費規程だけを新しく作ることができるのです。

従業員向けの旅費規程は、今まである実費精算形式のものをそのまま運用して、役員用として新たに役員旅費規程を追加導入するのです

導入後の旅費規程の運用でつまづく社長が多い

さて、たとえ役員旅費規程を策定して導入したとしても、その旅費規程を常にルールに沿って正しく運用をしていかなければなりません。あるときは運用して、ある時は運用しない、というのは「規程」とは呼べません。どのような場合でも決めたルールに沿って運用していってこそ、社内規程と言えるのです。

せっかく考えて作った戦略的な役員旅費規程を導入しても、継続して安定運用ができなければ、それが税務署に否認される可能性も十分に出てきます

最初は経理担当の社員にエクセルやワードを使って出張精算書や出張報告者のデータを管理させていたのですが、その担当者の退職をきっかけに旅費規程の運用が止まってしまったケースも多くありました。企業にとって実際に旅費規程の運用を滞りなく継続して続けていくことは難しいのです

「e-旅くん」による旅費規程の運用アウトソージングサービス

私たちが20年以上の経営サポートのサービスを続けてきている中で、役員旅費規程を実際に滞りなく運用していくことは、企業にとって簡単ではないということがわかりました。

そこで、クラウド上に、Hellas(社内旅費申請システム)を構築して、どの会社でも安全で簡単に旅費規程を運用していけるように環境を整えました。

しかし、クラウド上の旅費規程システムを使っても、継続的に運用できないケースが出てきました。その理由は、社員が正しく理解できないケースや、旅費規程運用を任せられる社員がいないケースや、旅費申請を社内に報告するのが面倒になってしまうケースなど、いくつかありました。

旅費規程が税務署に認められるためには、普遍的で安定した運用が不可欠なのです

そこで新しく誕生させたサービスが「e-旅くん」です。

e-旅くん

これはLINEを使った旅費申請の運用アウトソージングサービスです。役員はLINEを使って音声で報告をするだけで終わりです。あとは搭乗した旅券の半券等の写真をLINEでアップロードするだけで、旅費申請手続き専門の外部秘書が、社内申請用の旅費申請書と出張報告書の両方をPDFで作成して送ってくれるサービスです。

社内ではそのPDFを印刷して経理や会計事務所に回すだけです。これだけで節税効果の高い役員旅費規程の運用ができてしまう非常に楽なサービスが今では誕生しています。これにより社内の教育や運用指示などが不要で、総務や経理に何一つ負担をかけずに安定した旅費規程運用が可能になっています。

あとは旅費規程運用による大きな節税効果を享受するだけです。これを導入しない理由がありません。詳細についてご興味があれば、案内をさせていただいております。



 

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